Ficas no regime simplificado se, no ano anterior, os teus rendimentos da categoria B não passaram de 200.000 €. Só sais por obrigação se passares esse valor em dois anos seguidos, ou num só ano em mais de 25% (250.000 €), e nesse caso a contabilidade organizada aplica-se a partir do ano seguinte. No ano de início, conta o valor que prevês na declaração de início de atividade.
Abaixo do limite, podes optar pela contabilidade organizada na declaração de início de atividade, que tem então de ser entregue por um contabilista certificado, ou numa declaração de alterações até ao fim de março, com efeitos desde o início desse ano. A opção mantém-se até entregares outra declaração de alterações, que também vale para o próprio ano se a entregares até ao fim de março. Se estavas na contabilidade organizada por teres passado o limite e num ano ficas nos 200.000 € ou menos, a AT enquadra-te no simplificado no ano seguinte; para ficares, entregas a declaração de alterações até ao fim de março.
Na contabilidade organizada, não há coeficiente nem regra dos 15%: o lucro é o rendimento da atividade menos os gastos reais, com documento, pelas regras do Código do IRC, e cada um conta no ano a que respeita, mesmo que o recebas ou pagues noutro. Há limites: não deduzes o que pagas a ti próprio, seja remuneração, ajudas de custo, quilómetros no teu carro ou subsídio de refeição; e, se trabalhas em parte da tua casa, a renda ou a amortização, a energia, a água e o telefone fixo contam no máximo 25%. As contribuições para a Segurança Social contam como gasto: o artigo 33.º só afasta a tua remuneração, e a Ordem dos Contabilistas Certificados entende que são aceites. O contabilista certificado é obrigatório: só ele pode assumir a responsabilidade técnica pela contabilidade e assinar as declarações fiscais que dela dependem. Os honorários dele também são gasto.
Mudam também as obrigações. No IRS, entregas o anexo C em vez do B, com o NIF do contabilista, e a declaração anual de informação contabilística e fiscal (IES) até 15 de julho. Precisas de uma conta bancária só para a atividade e passas a reter IRS quando pagas, por exemplo, a outros trabalhadores independentes ou rendas. Na Segurança Social, a base mensal passa a ser 1/12 do lucro tributável declarado no IRS, fixada em outubro para valer a partir de janeiro, no mínimo 805,70 € (1,5 vezes o IAS), o que dá pelo menos 172,42 € por mês à taxa de 21,4%, salvo isenção. Até haver esse lucro, continuas com a declaração trimestral. Podes pedir para voltar à declaração trimestral de 1 a 30 de novembro.
De que depende
- Do coeficiente. Com 0,75, a lei presume 25% de despesas; com 0,35, 65%; nas vendas, a 0,15, 85%. Quanto mais baixo o coeficiente, mais gastos precisas para a contabilidade organizada compensar.
- Dos teus gastos reais e de serem aceites: só os da atividade, com documento, e dentro dos limites da lei (a casa a 25%, nada de remuneração a ti próprio).
- Do escalão e do contabilista. A poupança é a diferença de rendimento tributável vezes a tua taxa marginal: num escalão alto, os mesmos gastos poupam mais. E a poupança tem de pagar o que te cobra o contabilista certificado.
- Da Segurança Social. Na contabilidade organizada, a base é o lucro tributável e pagas pelo menos 172,42 € por mês, salvo isenção; na declaração trimestral, a base é 70% dos serviços e o mínimo é de 20 € por mês. Com lucro baixo, o mínimo pesa.
- Do ano de atividade. No simplificado, no ano de início e no seguinte, os coeficientes descem 50% e 25% se não tiveres salário nem pensão e não tiveres fechado atividade há menos de cinco anos, o que baixa o rendimento tributável nesses anos.
Exemplo
Exemplo com valores inventados. A Ana tem há anos uma atividade da tabela do artigo 151.º, não tem outros rendimentos e entrega o IRS sozinha. Em 2026 recebe 50.000 € e tem 14.000 € de gastos reais da atividade, sem IVA e todos em faturas que marcou no e-Fatura. Para simplificar, paga 7.490 € à Segurança Social nos dois casos (21,4% × 70% × 50.000 €). Na contabilidade organizada, o contabilista custa-lhe 1.500 € por ano.
- Simplificado: 50.000 € × 0,75 = 37.500 €. As contribuições acima de 10% do que recebe (5.000 €) são 2.490 € e abatem: 37.500 € − 2.490 € = 35.010 €. Os 15% (7.500 €) ficam justificados com os 5.000 € de contribuições e as faturas.
- Contabilidade organizada: 50.000 € − 14.000 € − 1.500 € − 7.490 € = 27.010 € de lucro tributável.
- IRS no simplificado, com as taxas de 2026: 29.397 € × 20,579% = 6.049,61 € e 5.613 € × 34,9% = 1.958,94 €. Total: 8.008,55 €.
- IRS na contabilidade organizada: 23.089 € × 17,705% = 4.087,91 € e 3.921 € × 31,1% = 1.219,43 €. Total: 5.307,34 €.
- Paga menos 8.008,55 € − 5.307,34 € = 2.701,21 € de IRS e, descontado o contabilista, fica 1.201,21 € melhor, antes das deduções à coleta, que são iguais nos dois casos. Se for publicada a descida das taxas proposta para 2026, a diferença no IRS passa a 2.672,56 € e a vantagem a 1.172,56 €.
- Ponto de equilíbrio: os dois rendimentos tributáveis são iguais quando os gastos, com o contabilista, somam 7.500 € (15% do que recebe; 6.000 € sem ele), e não 25%, porque no simplificado só abatem as contribuições acima dos 10% e na contabilidade organizada abatem todas. Para o IRS poupado pagar os 1.500 € do contabilista, à taxa de 34,9% do escalão dela, os rendimentos tributáveis têm de se afastar 1.500 € ÷ 0,349 = 4.297,99 €: só pelo IRS, e enquanto a Segurança Social não usar o lucro, compensa com gastos, sem o contabilista, acima de 6.000 € + 4.297,99 € = 10.297,99 €, cerca de 20,6% do que recebe (10.335,26 € com a descida proposta).
- Quando a Segurança Social passar a usar o lucro tributável, um lucro de 27.010 € dá uma base de 2.250,83 € e 481,68 € por mês, em vez de 624,17 €.