No regime simplificado, o IRS não soma as tuas despesas reais: aplica um coeficiente ao que recebes, 0,75 nas atividades da tabela do artigo 151.º do Código do IRS e 0,35 na maior parte dos outros serviços. O resto são despesas presumidas. Nesses serviços, porém, 15% do que recebes tem de ser justificado com os valores que a lei enumera, e o que faltar soma-se ao rendimento tributável. Nas vendas e nos rendimentos com outros coeficientes, não há nada a justificar.
Para os 15% contam: 8,54 vezes o IAS (4.587,09 € em 2026) ou, se forem maiores, as contribuições obrigatórias para a Segurança Social (ou a CPAS) até 10% do que recebes (o que passar dos 10% abate diretamente ao rendimento); os salários que pagas e comunicas à AT; as rendas do espaço da atividade comunicadas à AT (por fatura, recibo de renda eletrónico ou declaração do senhorio); 1,5% do valor patrimonial tributário dos imóveis afetos à atividade de que és proprietário, usufrutuário ou superficiário (4% na hotelaria e no alojamento local); as outras despesas da atividade em faturas comunicadas à AT ou emitidas no Portal das Finanças, como material de consumo corrente, eletricidade, água, transportes, comunicações, seguros, rendas de locação financeira, quotas da tua ordem profissional, deslocações e estadas; e as importações e aquisições intracomunitárias para a atividade. As rendas, os imóveis e as outras despesas que só em parte são da atividade contam a 25%.
As faturas, incluindo as de rendas, marcam-se como total ou parcialmente da atividade no e-Fatura (Faturação > Adquirente > Resolver Pendências), na app e-Fatura ou na app ATGo. Os recibos de renda e os imóveis teus afetos à atividade indicam-se no Portal das Finanças, em Afetação Imóveis Próprios e Recibos de Renda. O prazo é o fim de fevereiro do ano seguinte; se esse dia não for útil, passa para o dia útil seguinte (em 2027, o dia 28 calha a um domingo, por isso deve passar para 1 de março; confirma no folheto de prazos da AT). As importações declaram-se no quadro 17A do anexo B. Até meados de março, passas a ver no e-Fatura as despesas afetas à atividade. Em vez dos valores da AT, podes declarar os teus no quadro 17C do anexo B: passam a contar só esses, tens de os poder comprovar, e isso não te dispensa de marcar as faturas no prazo.
Estas despesas não são as deduções à coleta, que abatem ao imposto e não ao rendimento: despesas gerais familiares (35%, até 250 € por sujeito passivo), saúde (15%, até 1.000 €), educação e formação (30%, até 800 €), entre outras. Como sujeito passivo de IVA, mesmo isento, só deduzes à coleta faturas de compras fora da atividade: o que marcas como da atividade não conta aí, e uma formação que conte como encargo da atividade não conta como educação. Das despesas gerais familiares e das faturas, podes reclamar até 31 de março; nas outras deduções, podes declarar os teus valores na própria declaração.
De que depende
- Do que recebes. Se os serviços não passam de 30.580,60 € no ano, o valor fixo cobre os 15% e as faturas da atividade não mudam o IRS. Mesmo assim, tens de classificar no e-Fatura todas as faturas, as da atividade e as pessoais.
- Das contribuições. Para os 15%, contam até 10% do que recebes e só quando passam o valor fixo, o que exige receber mais de 45.870,90 €. O que pagares acima dos 10% abate ao rendimento.
- De onde trabalhas. Em casa, a eletricidade e as comunicações que também são pessoais contam a 25%. Num espaço arrendado, contam as rendas; num imóvel teu, 1,5% do valor patrimonial tributário.
- Do prazo. Uma fatura que não marques até ao fim de fevereiro fica fora das contas da AT.
- Do regime. Na contabilidade organizada contam os gastos reais, sem coeficiente nem regra dos 15%, mas com um contabilista certificado.
Exemplo
Exemplo com valores inventados. A Marta tem há anos uma atividade da tabela do artigo 151.º e trabalha a partir de casa. Em 2026 recebe 48.000 € e paga 7.190,40 € à Segurança Social.
- Coeficiente: 48.000 € × 0,75 = 36.000 €. As contribuições acima de 10% do que recebe (4.800 €) são 2.390,40 € e abatem: 36.000 € − 2.390,40 € = 33.609,60 €.
- A justificar: 15% × 48.000 € = 7.200 €. As contribuições até aos 10%, 4.800 €, passam o valor fixo de 4.587,09 €, por isso contam 4.800 €.
- Faturas marcadas como totalmente da atividade até ao fim de fevereiro de 2027: seguro de responsabilidade civil profissional, 350 €; computador, 1.300 €; comboio para clientes, 220 €. Somam 1.870 €.
- Eletricidade (960 €) e internet (360 €) de casa, marcadas como parcialmente da atividade: 25% × 1.320 € = 330 €.
- Justificado: 4.800 € + 1.870 € + 330 € = 7.000 €. Faltam 7.200 € − 7.000 € = 200 €.
- Rendimento tributável: 33.609,60 € + 200 € = 33.809,60 €. Nesse escalão, a taxa de 2026 é de 34,9%: os 200 € custam-lhe 69,80 € de IRS (69,20 € se for publicada a descida das taxas proposta para 2026).
- Uma fatura de 300 € de material de escritório que não marcou fica fora das contas da AT. Marcada a tempo, cobria os 200 € em falta.