O «recibo verde» é hoje um de três documentos. A fatura regista o serviço. O recibo prova que te pagaram uma fatura já emitida. A fatura-recibo faz as duas coisas, quando recebes no momento do serviço. Passas os três no Portal das Finanças, em Faturas e Recibos: entras com o Cartão de Cidadão, a Chave Móvel Digital ou o NIF e a senha, e escolhes Emitir > Fatura ou Fatura-Recibo. Ao emitir, o documento fica comunicado à AT e, se identificaste o cliente, aparece na área reservada dele. A lei também te deixa faturar fora do Portal, num programa de faturação certificado pela AT; aí comunicas as faturas à AT até ao dia 5 do mês seguinte e passas recibo do que recebes.
No formulário pões a data em que fizeste o serviço, o tipo de documento e a atividade (o código em que estás registado). Para uma empresa basta o NIF: o Portal preenche o nome e a morada. Se o cliente é um particular e não te dá NIF, deixas o quadro do adquirente em branco; se ele o pedir, tens de o pôr. Depois descreves o serviço pelo nome usual e indicas o preço sem IVA e a taxa de IVA. Se não cobras IVA, o documento diz porquê, por exemplo o regime de isenção do artigo 53.º ou uma isenção do artigo 9.º do Código do IVA.
A retenção na fonte só se preenche quando o cliente tem contabilidade organizada e o pagamento é de serviços: 23% nas atividades da tabela do artigo 151.º do Código do IRS e 11,5% nos outros serviços. Se a retenção desse menos de 25 €, não se faz. Na fatura-recibo vai no próprio documento, e o quadro só aparece se puseres o NIF do cliente. Se passaste fatura, a retenção vai no recibo. Se prevês faturar menos de 15 000 € no ano e não chegaste a esse valor no ano anterior, podes usar a dispensa do artigo 101.º-B do Código do IRS, que fica assinalada no documento.
O prazo é curto: a fatura sai, o mais tardar, no 5.º dia útil seguinte àquele em que acabaste o serviço. Se te pagam antes do serviço (um adiantamento) ou no próprio momento, emites na data em que recebes. Não passar o documento, ou passá-lo fora do prazo, dá uma coima de 150 € a 3.750 €. O IVA torna-se exigível no fim do prazo, mesmo sem fatura, e o rendimento conta para o IRS do ano em que fizeste o serviço. O cliente também é obrigado a exigir-te o documento.
De que depende
- De quando te pagam: no momento do serviço, uma fatura-recibo; depois, uma fatura e mais tarde o recibo; antes, um documento na data do adiantamento.
- Do cliente: uma empresa com contabilidade organizada retém IRS; um particular não retém e só leva NIF no documento se o pedir.
- Do teu regime de IVA: isento pelo artigo 53.º ou pelo artigo 9.º, ou a cobrar IVA à taxa do serviço.
- De o serviço ser continuado, com pagamentos periódicos, como uma avença: aí o prazo conta a partir do fim de cada período a que o pagamento respeita (numa avença mensal, o fim de cada mês).
- De teres atividade aberta: sem ela, um trabalho pontual passa-se como ato isolado.
Exemplo
Exemplo com valores inventados. O Rui é tradutor e está isento de IVA pelo artigo 53.º. Acaba uma tradução para um particular na terça-feira, 15 de setembro de 2026, e combina receber 400 € no fim do mês.
- Como o pagamento vem depois, passa uma fatura de 400 €, com a data do serviço (15 de setembro), a descrição «Tradução de contrato, 12 páginas» e, no IVA, o motivo da isenção (artigo 53.º). O cliente não pediu NIF, por isso o quadro do adquirente fica em branco.
- O prazo acaba no 5.º dia útil seguinte: terça-feira, 22 de setembro de 2026.
- A 30 de setembro recebe os 400 € e passa o recibo dessa fatura. Um particular não retém IRS, por isso recebe tudo.
- Se o cliente fosse uma empresa com contabilidade organizada, o recibo levava a retenção de 23% (os tradutores estão na tabela do artigo 151.º do Código do IRS, código 1334): 23% × 400 € = 92 €, e o Rui recebia 308 €, salvo se usasse a dispensa do artigo 101.º-B.